Typische Anforderungen
- Eine Hauptnummer, auf der der Kunde selbst wählt: Werkstatt, Verkauf, Teile oder Buchhaltung.
- Schnurlose Telefone in Werkstatt und Hof, die auch bei laufendem Motor gehört werden.
- Rückrufwünsche aus der Werkstatt, die der Serviceberater nach dem Kundentermin abarbeitet, ohne Zettel.
- Verkäufer, die unter der Autohausnummer erreichbar sind und jeden Interessenten im CRM dokumentieren.
- Öffnungszeiten von Werkstatt und Verkauf, die sich unterscheiden, mit eigenen Ansagen und Samstagsregelung.
- Fax für Zulassungsstelle, Versicherer und Gutachter.
Beispielkonfiguration
Alle Funktionen stammen aus dem sipgate-Hilfecenter und den Produktseiten. Menüpfade gelten für sipgate classic; neuere Accounts laufen als sipgate neo mit Channels statt Gruppen.
Sprachmenü auf der Hauptnummer: Das Sprachmenü (IVR) ist laut Hilfecenter in den Tarifen business L und XL enthalten. Du legst es unter “IVR | Sprachmenüs” an, gibst ihm eine freie Rufnummer und hinterlegst die Menüansage per Click2Record oder MP3-Upload: “1 für die Werkstatt, 2 für den Verkauf, 3 für Teile”. Bis zu zehn Tasten sind möglich, jede führt auf eine Gruppe, einen User, ein Endgerät oder ein weiteres Sprachmenü. Drückt der Kunde keine Taste, leitet “Weiterleitung bei ausbleibender Zieleingabe” nach einer festgelegten Zahl Wiederholungen an die Werkstattannahme weiter. Eine Informationsansage mit Öffnungszeiten legst du auf eine eigene Taste; danach kehrt der Anrufer ins Menü zurück.
Öffnungszeiten getrennt: Das Hilfecenter beschreibt, wie Geschäftszeiten vor dem Sprachmenü greifen: Die Hauptnummer liegt auf einer Gruppe, deren Routing zu den Öffnungszeiten “Sofort” an die IVR-Nummer weiterleitet und außerhalb auf eine Voicemail mit Ansage. Weil Werkstatt und Verkauf unterschiedliche Zeiten haben, bekommt jede Gruppe ihr eigenes Zeitprofil; das Verkaufsteam ist samstags erreichbar, die Werkstattannahme nicht. Ein Feiertagsprofil nach Bundesland leitet an Feiertagen um.
Rufgruppen: Gruppe “Werkstattannahme” mit den Serviceberatern, Gruppe “Verkauf” mit den Verkäufern, Gruppe “Teile” mit dem Lager. Laut Hilfecenter klingeln alle Endgeräte einer Gruppe gleichzeitig, eine Gruppe fasst höchstens 20 User. Bei Nichterreichen leitet das Gruppenrouting auf die Gruppen-Voicemail oder ein mobiles Gerät.
DECT in Halle und Hof: Für Meister und Serviceberater, die nicht am Tresen stehen, dokumentiert sipgate DECT-Systeme von Yealink (W52P, W56P, W60B, W70B), Gigaset (N510 IP Pro, N870 IP PRO) und Snom (M300, M325, M700). Die Basis meldet sich wie ein Tischtelefon an, jedes Mobilteil mit eigener Durchwahl braucht einen User oder einen Zusatzanschluss für 4,95 € netto zzgl. USt. je Monat. Reichweite und Mehrzellenbetrieb für große Hallen stehen in den Datenblättern der Hersteller; sipgate macht dazu keine Angaben. Die Einrichtung steht im Ratgeber Tischtelefone und DECT an sipgate.
Rückrufe ohne Zettel: Die Gruppen-Voicemail der Werkstattannahme stellt laut Hilfecenter allen Gruppenmitgliedern Nachrichten und Abschriften in der Ereignisliste bereit; der Serviceberater liest nach dem Kundentermin, wer zurückgerufen werden will. Für den Verkauf geht es einen Schritt weiter: Mit App Premium für 19,95 € je Nutzer und Monat loggt die sipgate App laut Integrationsseiten Anrufe an Kontakte und Deals in HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder Zoho CRM und legt Rückrufaufgaben direkt im CRM an. Ein KI-Telefonassistent kann Anrufe außerhalb der Zeiten annehmen: sipgate sona nimmt laut Produktseite Anrufe entgegen, plant Rückrufe und bucht Termine; der Basistarif mit 500 Minuten je Monat ist kostenlos, CRM-Anbindungen gibt es ab dem Starter-Tarif für 69,95 € je Monat.
Mobil-App und SIM: Verkäufer auf dem Hof telefonieren über die sipgate App oder die inklusive eSIM unter der Autohausnummer; laut Mobilfunkseite klingeln Tischtelefon und Handy auf Wunsch gleichzeitig. Die Festnetz-Flat gilt laut Preisseite nicht für ausgehende Gespräche über die SIM; dafür gibt es die DE-Allnet-Flat für 9,95 € je SIM und Monat.
Datenschutz und Hosting
Werkstattannahme und Verkauf verarbeiten Kundendaten, Kennzeichen und Fahrzeugdaten am Telefon, mit CRM-Logging und KI-Zusammenfassungen auch dauerhaft. Dafür brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit sipgate und dem CRM-Anbieter; wie das Verarbeitungsverzeichnis deines Autohauses aussieht, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten. sipgate nennt auf der Sicherheitsseite, abgerufen 2026-11-07, als Selbstangabe: Die Produktinfrastruktur wird in Rechenzentren in Deutschland gehostet, alle Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert und redundant aufgestellt, ein Vertrag zur Verarbeitung von Daten im Auftrag mit Subunternehmerliste wird bereitgestellt, Verbindungen sind mit TLS 1.2 oder 1.3 gesichert und gespeicherte Plattformdaten mit AES-256 verschlüsselt. Für sona schreibt sipgate, die Sprachmodelle liefen auf eigener Infrastruktur in deutschen Rechenzentren. Zertifikate haben wir nicht geprüft.
Welches Paket passt
Ein Autohaus mit Sprachmenü, DECT in der Werkstatt, Fax und CRM im Verkauf ist der Fall für Paket Advanced: Einrichtung einmalig 1.997 € netto zzgl. USt., darin Tischtelefone und DECT, mehrstufige IVR und Rufgruppen, Fax-Integration, CRM-Integration und sipgate AI Assist, Click-to-Dial und Schulungsunterlagen für Annahme und Verkauf. Die Betreuungs-Flatrate kostet 21 € je Nutzer und Monat mit Gerätekonfiguration, CRM-Pflege und bis zu 8 Vorgängen je Monat. Als sipgate-Tarif passt business L für 17,95 € je Nutzer und Monat: Festnetz-Flat in alle deutschen Netze und das Sprachmenü; dazu App Premium 19,95 € je Verkäufer und ein 10er-Rufnummernblock für 7,95 € je Monat (Quelle: sipgate.de/preise, abgerufen 2026-11-07). Ab etwa 20 Nutzern oder mehreren Standorten sprechen wir über Paket Enterprise.
Advanced anfragen mit Zahl der Arbeitsplätze in Annahme, Werkstatt, Verkauf und Teile. Wir zeichnen dir vorher auf, wie der Anruf vom Sprachmenü bis zum Rückruf läuft.