Typische Anforderungen
- Eine Agenturnummer, die am Empfang klingelt und bei Abwesenheit nicht ins Leere läuft.
- Direkte Erreichbarkeit der Projektleiter unter einer Durchwahl, auch im Homeoffice und unterwegs.
- Jeder Kundenanruf mit Datum, Dauer und Notiz am Kontakt oder Deal im CRM, ohne dass jemand nachträglich tippt.
- Sichtbarkeit im Team: Wer telefoniert gerade, wer hat mit dem Kunden zuletzt gesprochen, was wurde besprochen.
- Nutzer je Projekt anlegen und entfernen, weil Freelancer und Praktikanten kommen und gehen.
- Keine Telefonanlage im Serverraum und kein Techniker vor Ort.
Beispielkonfiguration
Das sipgate-Hilfecenter beschreibt die zentrale Rufnummer ausdrücklich am Beispiel einer Agentur, deren Empfang nicht immer besetzt ist. Die Menüpfade gelten für sipgate classic; neuere Accounts laufen als sipgate neo mit Channels statt Gruppen.
Rufgruppe Empfang: Die Agenturnummer liegt auf einer Gruppe “Empfang” mit den Personen, die Anrufe annehmen. Laut Hilfecenter klingelt der Anruf auf allen Endgeräten der Gruppe gleichzeitig; eine Gruppe fasst höchstens 20 User. Im Gruppenrouting legst du eine Weiterleitung bei Nichterreichen an: auf eine Voicemail, eine Ansage, einen anderen Kontakt, eine Gruppe oder ein mobiles Gerät. Das Hilfecenter empfiehlt ein mobiles Gerät als Ziel, falls die Festnetzgeräte offline sind.
Öffnungszeiten und Ansagen: Zwei Zeitprofile im Gruppenrouting steuern, dass außerhalb der Bürozeiten eine Ansage mit den Öffnungszeiten läuft oder eine Voicemail aufnimmt. Die Ansage sprichst du ein, lädst sie als MP3 hoch oder lässt sie in sipgate neo per Text-to-Speech erzeugen. Ein Feiertagsprofil nach Bundesland leitet an Feiertagen ganztägig um.
Durchwahlen und Teamansicht: Jede Projektleiterin bekommt einen User mit eigener Durchwahl. Die sipgate App zeigt laut Produktseite den Live-Status der Nutzer, Channels, eine geteilte Inbox, geteilte Kontakthistorie und geteilte Notizen. Diese Teamfunktionen setzen die Tarife business L oder XL voraus. Der Empfang sieht damit, ob die Projektleiterin frei ist, bevor er vermittelt.
CRM-Anbindung: Mit App Premium für 19,95 € netto zzgl. USt. je Nutzer und Monat überträgt die sipgate App laut HubSpot-Integrationsseite die CRM-Kontakte in die App, loggt Anrufe an Kontakte, Unternehmen und Deals, synchronisiert Notizen und legt Aufgaben wie Rückrufe an. Dasselbe beschreiben die Seiten für Pipedrive, Salesforce und Zoho CRM. Die Lizenz brauchen nur die Mitarbeitenden, die Kundenanrufe dokumentieren; der Empfang kommt mit der inklusiven App aus. Die Entscheidungshilfe steht im Ratgeber CRM an sipgate anbinden.
KI-Notizen: AI Assist erstellt laut Produktseite Transkript, Zusammenfassung und To-dos je Gespräch und synchronisiert sie mit dem CRM oder sendet sie an eine Webhook-URL. Im inklusiven Umfang sind 10 Verarbeitungen je Monat enthalten, unbegrenzt mit App Business oder Premium. Das ersetzt das nachträgliche Tippen der Gesprächsnotiz.
Mobil-App und SIM: Jeder User hat laut Preisseite ein SIM-Profil inklusive. Mit eSIM auf dem Smartphone ist die Projektleiterin unter ihrer Agenturdurchwahl erreichbar, Tischtelefon und Handy klingeln laut Mobilfunkseite auf Wunsch gleichzeitig. Die Festnetz-Flat der Tarife L und XL gilt laut Preisseite nicht für ausgehende Gespräche über die SIM; wer viel mobil telefoniert, bucht die DE-Allnet-Flat für 9,95 € je SIM und Monat oder telefoniert über die App.
Datenschutz und Hosting
Call Logging und KI-Zusammenfassungen verarbeiten Gesprächsdaten deiner Kunden. Du brauchst dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit sipgate und mit dem CRM-Anbieter sowie einen Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis; wie das in deiner Agentur konkret aussieht, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten. sipgate nennt auf der Sicherheitsseite, abgerufen 2026-11-07, als Selbstangabe: Die Produktinfrastruktur wird in Rechenzentren in Deutschland gehostet, alle Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert und redundant aufgestellt, ein Vertrag zur Verarbeitung von Daten im Auftrag mit Subunternehmerliste wird bereitgestellt, Verbindungen sind mit TLS 1.2 oder 1.3 gesichert und gespeicherte Plattformdaten mit AES-256 verschlüsselt. Zertifikate haben wir nicht geprüft. Für AI Assist wählt der Admin laut Produktseite zwischen Azure OpenAI und Mistral AI als Sprachmodell; wo diese Verarbeitung stattfindet, nennt die AI-Assist-Seite nicht.
Welches Paket passt
Für eine Agentur mit CRM-Anbindung, KI-Notizen und Teamfunktionen passt Paket Advanced: Einrichtung einmalig 1.997 € netto zzgl. USt., darin die CRM-Integration für HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder Zoho, sipgate AI Assist, mehrstufige Rufgruppen und Ansagen, Click-to-Dial und Schulungsunterlagen. Die Betreuungs-Flatrate kostet 21 € je Nutzer und Monat und deckt CRM-Pflege, KI-Funktionen und bis zu 8 Vorgänge je Monat ab, auch das Anlegen und Entfernen von Nutzern je Projekt. Als sipgate-Tarif passt business L für 17,95 € je Nutzer und Monat: Festnetz-Flat in alle deutschen Netze und die Teamfunktionen der App; dazu App Premium 19,95 € je Nutzer, der loggen soll (Quelle: sipgate.de/preise, abgerufen 2026-11-07). Eine Agentur ohne CRM und ohne Tischtelefone kommt mit Paket Basic für 997 € aus.
Advanced anfragen mit CRM, Teamgröße und Zahl der Standorte. Wir zeigen dir vorher, wie ein Kundenanruf von der Agenturnummer bis zur Notiz im Deal läuft.