Typische Anforderungen
- Eine zentrale Kanzleinummer, die im Sekretariat klingelt, und Durchwahlen je Anwalt, die nicht veröffentlicht werden müssen.
- Vermittlung mit Rückfrage, damit das Sekretariat vor der Weitergabe prüft, ob der Anwalt frei ist.
- Ansagen außerhalb der Bürozeiten und an Feiertagen, ohne dass jemand morgens den Anrufbeantworter umschaltet.
- Erreichbarkeit der Anwälte unterwegs unter der Kanzleinummer, ohne die private Mobilnummer herauszugeben.
- Vertraulichkeit: Voicemails und Gesprächsnotizen dürfen nur die Personen sehen, die mit dem Mandat befasst sind.
- Fax bleibt in vielen Kanzleien für Gerichte und Behörden im Einsatz, auch neben dem beA.
Beispielkonfiguration
Die folgende Konfiguration nutzt nur Funktionen, die das sipgate-Hilfecenter beschreibt. Menüpfade gelten für sipgate classic; neuere Accounts laufen laut Hilfecenter als sipgate neo, dort heißen Gruppen Channels.
Rufgruppe Sekretariat: Eine Gruppe “Sekretariat” bekommt die zentrale Kanzleinummer. Laut Hilfecenter klingelt ein Anruf gleichzeitig auf allen Endgeräten der Gruppe, eine Gruppe fasst aus technischen Gründen höchstens 20 User. Für eine Kanzlei mit zwei Sekretariatsplätzen reicht das. Jede Anwältin bekommt einen eigenen User mit Durchwahl.
Zeitprofile und Feiertage: Im Gruppenrouting legst du mit einem Zeitprofil fest, dass die Gruppe zu Bürozeiten klingelt und außerhalb auf eine Voicemail mit Ansage geht. Das Hilfecenter beschreibt dafür zwei Zeitprofile, etwa für Öffnungszeiten und Mittagspause. Ein Feiertagsprofil wählt das Bundesland, zeigt die Feiertage des kommenden Jahres an und leitet an diesen Tagen ganztägig um; danach gilt wieder das normale Routing. Feiertagsprofile gibt es laut Hilfecenter nur für Gruppen, nicht für einzelne User.
Ansagen: Die Ansage für die Bürozeiten sprichst du über das Telefon ein oder lädst sie als MP3 hoch; sipgate neo bietet zusätzlich Text-to-Speech. Wenn Anrufer nichts aufsprechen sollen, nutzt du statt der Voicemail die Weiterleitung “Ansage” und nennst darin die Bürozeiten. Ein Sprachmenü mit Tastenauswahl, etwa “1 für Termine, 2 für Buchhaltung”, ist laut Hilfecenter in den Tarifen business L und XL enthalten; für eine kleine Kanzlei ist es meist nicht nötig, weil das Sekretariat vermittelt.
Voicemail: Die Gruppen-Voicemail legst du im Gruppenrouting an und bestimmst, wann sie greift. Alle Gruppenmitglieder sehen laut Hilfecenter Nachrichten und Abschriften in der Ereignisliste. Für die Kanzlei heißt das: Die Sekretariatsgruppe enthält nur Mitarbeitende mit Zugang zu Mandantendaten, und jede Anwältin bekommt eine eigene Voicemail auf ihrem User, die nur sie sieht.
Mobil-App und SIM: Jeder User erhält laut Preisseite ein SIM-Profil inklusive. Mit der eSIM auf dem Smartphone ist die Anwältin unter ihrer Kanzleidurchwahl erreichbar, und laut Mobilfunkseite können Tischtelefon und Handy gleichzeitig klingeln. Die Festnetz-Flat der Tarife L und XL gilt laut Preisseite nicht für ausgehende Gespräche über die SIM; dafür gibt es die DE-Allnet-Flat für 9,95 € netto zzgl. USt. je SIM und Monat. Wer unterwegs nur über die sipgate App im WLAN oder Mobilfunknetz telefoniert, braucht die SIM-Flat nicht.
Datenschutz und Hosting
Anwältinnen und Anwälte unterliegen der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht, und die Nutzung externer Dienstleister für die Telefonie fällt darunter. Was das im Einzelfall verlangt, klärt die Kanzlei mit ihrer Kammer oder ihrem Datenschutzbeauftragten; dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Die Fakten, die du für diese Prüfung brauchst, nennt sipgate auf der Sicherheitsseite, abgerufen 2026-11-07, als Selbstangabe:
- “Die sipgate Produktinfrastruktur wird in Rechenzentren in Deutschland gehostet.” Städte nennt die Seite nicht.
- “Alle Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert und redundant aufgestellt”, mit laufender Re-Zertifizierung. Zertifikatsdokumente haben wir nicht geprüft.
- Einen Vertrag zur Verarbeitung von Daten im Auftrag stellt sipgate bereit; eine Liste der Subunternehmer wird darin geführt.
- Verbindungen sind mit TLS 1.2 oder 1.3 gesichert, Telefonate und Faxe lassen sich optional per TLS verschlüsselt übertragen, gespeicherte Plattformdaten sind mit AES-256 verschlüsselt.
- Ein Löschkonzept berücksichtigt auch Backups; das Telekommunikationsgesetz verpflichtet sipgate zu einem Sicherheitskonzept, das die Bundesnetzagentur prüft.
Für die Einrichtung heißt das: TLS an allen Tischtelefonen aktivieren, Voicemail-Abschriften nur in Gruppen mit berechtigten Personen, KI-Funktionen wie Gesprächszusammenfassungen erst nach Freigabe durch die Kanzlei, weil dafür ein externes Sprachmodell arbeitet.
Welches Paket passt
Eine Kanzlei mit bis zu 10 Nutzern, die über die sipgate App auf Rechner und Smartphone telefoniert, kommt mit Paket Basic aus: Einrichtung einmalig 997 € netto zzgl. USt., Betreuungs-Flatrate 8 € je Nutzer und Monat. Mit Tischtelefonen im Sekretariat, Fax für Gerichte und Behörden und einer Anbindung der Kanzleisoftware passt Paket Advanced: Einrichtung einmalig 1.997 €, Flatrate 21 € je Nutzer und Monat mit Gerätekonfiguration, Fax und bis zu 8 Vorgängen je Monat. Als sipgate-Tarif empfehlen wir business L für 17,95 € je Nutzer und Monat: Festnetz-Flat in alle deutschen Netze und das Sprachmenü, falls die Kanzlei wächst (Quelle: sipgate.de/preise, abgerufen 2026-11-07).
Advanced anfragen mit Zahl der Anwälte, Sekretariatsplätze und Standorte. Wir schlagen dir die Rufverteilung vor, bevor du einen Tarif buchst.